Quando usar
Você cansou de classificar à mão o mesmo mercado todo mês, ou quer arrumar a lista de categorias antes de começar a usar os relatórios para valer.
Antes de começar
As duas telas ficam no menu lateral: "Categorias" e "Regras de categorização". A regra só aponta para uma categoria que já existe, então arrume as categorias primeiro.
Cada entidade tem a sua própria lista de categorias. Ao trocar da conta pessoal para a da empresa (ou vice-versa) no topo da tela, "Categorias" passa a mostrar só as daquela entidade. A conta da empresa nasce com uma lista pensada para o negócio (Impostos e taxas, Fornecedores, Pessoal, Software e assinaturas, Marketing e vendas, Infraestrutura, Deslocamento, Serviços profissionais, Outros); a pessoal, com a lista de casa (Moradia, Alimentação, Transporte, Saúde, Educação, Lazer, Vestuário, Serviços, Investimentos, Outros).
Passo a passo
Começar pela lista padrão
- Abra "Categorias".
- Clique em "Carregar padrão" e confirme em "Carregar".
A plataforma acrescenta as categorias comuns que ainda faltam na entidade ativa. As suas não são tocadas — dá para usar isso a qualquer momento, não só no começo.
Criar uma categoria
- Clique em "Nova Categoria".
- Preencha o "Nome" (por exemplo, "Alimentação").
- Escolha a "Cor" e o "Ícone" — é o que diferencia as fatias nos gráficos.
- Clique em salvar.
Depois de criada, a categoria muda de cor e ícone em "Editar", mas o nome fica fixo. Para trocar o nome, crie uma categoria nova com o nome certo, mova os lançamentos para ela e exclua a antiga.
Criar subcategorias
Abra a categoria e use o campo "Nova subcategoria" para detalhar ("Mercado", "Restaurante", "Delivery"). Subcategoria é o nível que faz o relatório responder "onde foi parar o dinheiro da alimentação".
Criar uma regra que classifica sozinha
- Abra "Regras de categorização" e clique em "Nova regra".
- Em "Padrão", escreva um trecho que aparece na descrição do lançamento — "uber", "ifood", "posto". Não diferencia maiúsculas de minúsculas.
- Escolha a "Categoria" de destino.
- Se quiser, preencha "Portador (opcional)" — útil quando o cartão é compartilhado e você quer separar por pessoa.
- Ajuste a "Prioridade": quando mais de uma regra casa com a mesma descrição, vence a de número maior. Use um número inteiro de 0 a 1000.
- Clique em "Salvar".
A regra passa a valer nas próximas importações e nos lançamentos novos — inclusive na "Nova Despesa" e no lançamento rápido: ao digitar a "Descrição", se ela combinar com uma regra, a "Categoria" é preenchida sozinha (você pode trocar antes de salvar). A categoria continua obrigatória: sem regra que combine, você escolhe à mão.
Aplicar as regras aos lançamentos que já existem
- Em "Regras de categorização", clique em "Reaplicar ao histórico".
- A mensagem mostra quantos lançamentos foram recategorizados.
O reprocessamento vale só para a entidade ativa (conta pessoal ou da empresa) e só preenche lançamentos sem categoria — o que você já classificou à mão não muda. Lançamentos de um mês fechado ficam de fora (a mensagem avisa quantos) e despesas divididas em várias categorias também não são tocadas. Se a categoria da regra não existe na entidade ativa, a regra é ignorada nela.
Desligar uma regra sem perder o cadastro
Use a chave na coluna "Ativa". A regra fica como "Inativa" e para de classificar, mas continua ali para você religar depois.
Erros comuns
- "Padrão e categoria são obrigatórios." — um dos dois campos ficou em branco no formulário da regra.
- "Nenhuma regra ainda. Crie a primeira para categorizar seus lançamentos automaticamente." — é só o aviso de lista vazia.
- Criei a regra e os lançamentos antigos continuam sem categoria — a regra vale daqui para frente. Para os que já estão lá, use "Reaplicar ao histórico"; se ainda sobrar algum, confira se ele está em mês fechado ou se a categoria da regra existe na entidade ativa.
- "Não é possível excluir a categoria … porque ela está em uso: …" — a categoria ainda aparece em lançamentos, orçamento, envelopes, desafios ou regras. A mensagem lista onde; recategorize ou remova esses itens e tente de novo.
- Duas regras disputam a mesma descrição — quem vence é a de maior "Prioridade". Se as duas estão com o mesmo número, aumente a da regra que deve prevalecer.
- A categoria que eu quero não aparece na lista da regra — ela ainda não existe nesta entidade. Crie em "Categorias" e volte. Categoria da conta pessoal não aparece na conta da empresa, e vice-versa.
- Troquei para a conta da empresa e minhas categorias sumiram — é o esperado: cada entidade tem a sua lista. As suas continuam na conta pessoal.
- Excluí a regra e os lançamentos continuam classificados — é o esperado: "Lançamentos já categorizados por ela não serão alterados".
Perguntas frequentes
O padrão aceita parte da palavra? Aceita. Ele procura o trecho dentro da descrição, então "posto" pega "POSTO IPIRANGA 24H".
Posso ter várias regras para a mesma categoria? Pode, e é o uso comum: "ifood", "rappi" e "restaurante" apontando todas para Alimentação.
Apagar uma categoria apaga os lançamentos dela? Não. Enquanto houver lançamento, previsão, envelope, desafio ou regra usando a categoria, a exclusão é recusada e a tela mostra onde ela está em uso. Categoria sem uso é excluída na hora — e isso não pode ser desfeito.
Para que serve o campo "Portador"? Para cartões usados por mais de uma pessoa: a regra separa os gastos de cada portador sem você precisar marcar um por um.